Směrnice pionýra :: PS Kamarádi Křenovice

Úvod > GDPR > Směrnice pionýra

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 1/25

22/2018 RVP ze dne 21. 4. 2018

Směrnice pro registraci členů a členské příspěvky, evidenci členů a dalších osob účastnících se činnosti spolku Pionýr, o ochraně osobních údajů a nakládání s nimi

Novela, kterou se mění Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve sdružení Pionýr č. 09/2014 RVP ze dne 29. 11. 2014 a dále ruší Směrnici o nakládání s údaji ve sdružení Pionýr ze dne 2. 12. 2000.

Směrnice

pro registraci členů a členské příspěvky, evidenci členů a dalších osob účastnících se činnosti spolku Pionýr, o ochraně osobních údajů a nakládání s nimi

I. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ

Tato směrnice stanovuje postupy a pravidla vážící se:

a) k registraci a evidenci individuálních členů spolku,

b) ke vzniku, prokazování naplňování podmínek pro existenci a postupy při správě a zániku pobočného spolku a evidenci údajů souvisejících,

c) ke stanovování výše a provádění úhrad členského příspěvku,

d) ke stanovení pravidel pro sběr, uchovávání, zpracovávání a ochranu osobních údajů, které se k výše uvedeným a dalším činnostem vážou,

e) k zajištění výkonu práv subjektu údajů.

II. REGISTRACE ČLENA, PRODLOUŽENÍ A UKONČOVÁNÍ ČLENSTVÍ

1. Prohlášení zájemce, případně osoby vykonávající rodičovskou odpovědnost, o členství v Pionýru se provádí písemně formou registračního listu člena. Registrační list člena obsahuje minimálně:

- název pobočného spolku, do kterého příslušný člen vstupuje, a jeho přesnou identifikaci (IČO a sídlo), případně identifikaci hlavního spolku při zájmu o členství přímo u hlavního spolku, jméno a příjmení člena, datum narození a adresu trvalého bydliště (pobytu);

- u osob mladších 15 let souhlas zákonného zástupce se členstvím ve spolku Pionýr;

- souhlas s nakládáním s osobními údaji člena a poučení zájemce o členství v souladu se zákonem.

Dále může obsahovat údaj o případném zájmu pracovat v konkrétním oddílu.

Současně s vyplněným registračním listem zajišťuje registrující subjekt i udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro účely evidence členské základny.

Vzor registračního listu a souhlasu se zpracováním osobních údajů je přílohou č. 1 této směrnice.

2. Členství vzniká odevzdáním registračního listu, jeho akceptací ze strany registrujícího nebo pobočného spolku a úhradou členského příspěvku pro příslušný kalendářní rok.

3. V případě, že příslušný orgán rozhodne o nepřijetí člena, je povinností příslušného statutárního orgánu o této skutečnosti písemně informovat ve lhůtě do 10 dnů od přijetí takového rozhodnutí, a to včetně jeho odůvodnění.

4. Jako doklad o členství v Pionýru je možné vydávat členské průkazy. Formu a podobu členského průkazu stanovuje registrující pobočný spolek. Vydávání členských průkazů je samostatnou činností zpracování osobních údajů. Závazné poučení subjektu údajů a případné vydání souhlasu s jejich zpracováním zajišťuje vydávající v návaznosti na kon-

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 2/25

krétní typ členského průkazu nebo karty a další způsob zpracování údajů. Pokud registrující subjekt vydává průkazy nebo karty všem členům, je možné rozšířit o tento účel zpracování souhlas vydaný v rámci registračního listu – případně souhlas se zpracováním k více účelům.

5. Registrující pobočné spolky (pionýrské skupiny, pionýrská centra a krajské organizace) si na základě svých potřeb stanovují termíny pro registraci členů tak, aby dodržely termíny určené Stanovami Pionýra.

6. Pokud členství vzniká nově po 31. lednu příslušného kalendářního roku, zajišťuje se zpracování registrace člena u hlavního spolku formou hlášení o registraci nových členů (doregistrace).

7. Pobočný spolek je v případě registrace nových členů povinen zpracovat a předat hlášení o registraci nových členů včetně úhrad odvodu z členských příspěvků do 30 dnů od jejich přijetí. Nově registrovaná osoba se považuje za člena Pionýra ode dne registrace a provedení úhrady členského příspěvku registrujícímu pobočnému spolku. Uvedené hlášení se zasílá cestou KOP hlavnímu spolku, lze jej zaslat pouze elektronicky.

8. Prodloužení členství (Stanovy Pionýra V. 1. c)) provádí člen nebo jeho zákonný zástupce úhradou členského příspěvku, kterou zaznamenává pobočný spolek vhodným způsobem ve své evidenci.

9. V případě ukončení členství uplynutím doby trvání členství (Stanovy Pionýra V. 3. b)) je členství ukončeno ke dni 31. 1. následujícího kalendářního roku po poslední provedené úhradě členského příspěvku. V ostatních případech ukončení členství (Stanovy Pionýra V. 3. a), c), d) a e)) je záznam o ukončení členství proveden ke dni jeho skutečného ukončení.

10. Ukončení členství vystoupením (Stanovy Pionýra V. 3. a)) musí být ze strany člena provedeno vždy písemně se stanovením data požadovaného ukončení členství. U osob mladších 15 let je podmínkou i podpis zákonného zástupce člena.

11. Rozhodnutí o vyloučení (Stanovy Pionýra V. 3. c) a d)) musí být provedeno vždy hlasováním příslušného orgánu na základě písemného a odůvodněného návrhu na vyloučení. Rozhodnutí o vyloučení sděluje statutární orgán subjektu, jehož rada rozhodnutí o vyloučení přijala, a to 10 dnů od jeho přijetí písemnou formou vyloučenému členovi nebo osobě vykonávající rodičovskou odpovědnost u osob do 15 let. Toto sdělení musí obsahovat minimálně: označení navrhovatele, termín přijetí rozhodnutí o vyloučení, zdůvodnění tohoto rozhodnutí a poučení o možnosti odvolání proti tomuto rozhodnutí včetně informace o lhůtě pro odvolání a orgánu, který o odvolání bude rozhodovat. Záznam o ukončení členství vyloučením je pak proveden statutárním orgánem pobočného nebo hlavního spolku ke dni, ke kterému bylo o ukončení členství člena rozhodnuto, pokud tento ve stanovené lhůtě nepodal proti rozhodnutí odvolání, nebo ke dni stanovenému rozhodnutím Rozhodčí komise Pionýra, pokud tato svým rozhodnutím původní rozhodnutí o vyloučení potvrdila a původní termín ukončení členství není možné s ohledem na jeho uplynutí zajistit.

III. ZŘÍZENÍ A UKONČENÍ ČINNOSTI VÝCHOVNÉ JEDNOTKY (ODDÍLU/KLUBU)

1. Příslušný výkonný orgán rozhoduje o zřízení výchovné jednotky na základě návrhu kteréhokoliv ze svých členů. Návrh obsahuje identifikaci vedoucího výchovné jednotky a dalších výchovných pracovníků, kteří se na zajištění její činnosti budou podílet.

2. Součástí návrhu je písemný souhlas všech výchovných pracovníků s jejich jmenováním do příslušné funkce (vzor souhlasu viz příloha číslo 3A této směrnice), informace o jejich kvalifikaci nebo návrh na termín a způsob jejího doplnění.

3. Rozhodnutí o vzniku oddílu/klubu formálně osvědčí spolek nebo pobočný spolek prvním vyplněním evidenčního listu oddílu/klubu, jehož součástí je (pouze v případě oddílu) seznam členů Pionýra, kteří vyvíjejí v oddíle činnost. Evidenční list oddílu/klubu je

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 3/25

zpracován elektronicky prostřednictvím RISP a údaje v něm uvedené jsou v tištěné verzi ověřeny vedoucím oddílu/klubu a statutárním orgánem zřizovatele.

4. Součástí evidenčního listu je identifikace vedoucího oddílu/klubu, jeho případných zástupců, instruktorů a vedoucích družin jmenovaných výkonným orgánem zakladatele.

5. Evidenční list a souhlasy se jmenováním do příslušné funkce jsou součástí dokumentace oddílu/klubu, která je uložena u zřizovatele.

6. V případě rozhodnutí o ukončení činnosti výchovné jednotky rozhodnutím výkonného orgánu zakladatele provede záznam o ukončení činnosti výchovné jednotky statutární orgán zakladatele ke dni stanovenému jako den ukončení činnosti výchovné jednotky. Tento záznam provádí v registračním systému RISP formou archivace. V případě, že ukončením činnosti oddílu není dotčeno členství individuálních členů v Pionýru, zajistí před archivací jejich převod do jiné výchovné jednotky nebo je eviduje jako členy pobočného spolku.

7. V případě rozhodnutí o ukončení činnosti výchovné jednotky rozhodnutím rady vyššího stupně je povinností statutárního orgánu pobočného nebo hlavního spolku, jehož rada o ukončení činnosti výchovné jednotky rozhodla, písemně do 10 dnů od přijetí takového rozhodnutí informovat statutární orgán zakladatele výchovné jednotky. Toto sdělení musí obsahovat minimálně: označení navrhovatele, termín přijetí rozhodnutí o ukončení činnosti výchovné jednotky, zdůvodnění tohoto rozhodnutí a poučení o možnosti odvolání proti tomuto rozhodnutí včetně informace o lhůtě pro odvolání a orgánu, který o odvolání bude rozhodovat. Záznam o ukončení činnosti je pak proveden statutárním orgánem zakladatele ke dni, ke kterému bylo o ukončení činnosti výchovné jednotky rozhodnuto, nebo ke dni stanovenému rozhodnutím Rozhodčí komise Pionýra, pokud tato svým rozhodnutím původní rozhodnutí o ukončení činnosti potvrdila a původní termín ukončení činnosti výchovné jednotky není možné s ohledem na jeho uplynutí zajistit.

8. Rozhodnutím o ukončení činnosti výchovné jednotky není dotčeno členství členů vykonávajících svoji činnost v dotčeném oddíle v příslušném pobočném nebo hlavním spolku.

IV. ZŘÍZENÍ PIONÝRSKÉ SKUPINY A PIONÝRSKÉHO CENTRA (PS/PC), SPRÁVA POBOČNÉHO SPOLKU OHROŽENÉHO NEČINNOSTÍ A ZÁNIK POBOČNÉHO SPOLKU

A. Zřízení pionýrské skupiny a pionýrského centra

1. Návrh na zřízení PS/PC předkládají navrhovatelé v souladu se Stanovami Pionýra v následujícím minimálním rozsahu:

a) označení navrhovatelů a jejich identifikace,

b) určení zmocněnce navrhovatelů pro doručování,

c) určení sídla PS/PC včetně dokladu o souhlasu vlastníka nebo uživatele (v případě bytové jednotky) s úředně ověřenými podpisy v originálním vyhotovení nebo jako úředně ověřenou kopii (vzor tvoří přílohu č. 4 této směrnice),

d) návrh na obsazení funkce prvního statutárního orgánu a případně dalších funkcionářů pobočného spolku, pokud to Stanovy Pionýra vyžadují,

e) prokázání zájmu osob o členství v pobočném spolku – minimálně ve formě seznamu budoucích členů, pokud Stanovy Pionýra pro existenci pobočného spolku minimální počet členů vyžadují,

f) prohlášení o bezúhonnosti a souhlas se jmenováním u navržených funkcionářů – s úředně ověřenými podpisy v originálním vyhotovení nebo jako ověřenou kopii,

g) návrh názvu PS/PC v souladu se Stanovami Pionýra.

Písemný vzor návrhu tvoří přílohu č. 5 této směrnice.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 4/25

2. Vznik PS/PC osvědčuje hlavní spolek vydáním zakladatelské listiny pobočného spolku (příloha č. 6).

3. Zakladatelskou listinu PS/PC a přílohy stanovené zákonem 304/2014 Sb. o veřejných rejstřících fyzických a právnických osob předloží předseda Pionýra nebo jím pověřená osoba bezodkladně k zápisu do Spolkového rejstříku a Sbírky listin.

4. Po provedení zápisu příslušným soudem a přidělení IČO zpracuje první statutární orgán nově vzniklé PS/PC evidenční list PS/PC a dodá ho nejpozději do 20 dnů od provedení zápisu do sídla KOP.

5. Evidenční list PS/PC je zpracován elektronicky prostřednictvím RISP a údaje v něm uvedené jsou v tištěné verzi ověřeny statutárním orgánem zřizovatele.

6. Předseda KOP provede potvrzení prvního evidenčního listu PS/PC a v návaznosti na termín vzniku PS ho buď zařadí do řádné evidence KOP pro daný kalendářní rok, nebo jej předá Pionýru samostatně formou hlášení o registraci nových členů. Na tento úkon se vztahují stejné lhůty jako na běžnou registraci nových členů.

7. Součástí evidenčního listu je identifikace PS/PC obsahující název, IČO, adresu sídla a spisovou značku, pod kterou byl zápis pobočného spolku Městským soudem v Praze proveden. Dále informace o prvním statutárním orgánu a prvním hospodáři včetně jejich identifikace. Součástí evidenčního listu jsou dále evidenční listy všech oddílů a klubů, které PS/PC v době ode dne založení zřídila, podepsané příslušnými vedoucími oddílů/klubů a seznam registrovaných členů.

B. Pobočné spolky v nečinnosti

1. Pionýr eviduje odděleně pobočné spolky v nečinnosti.

2. Návrh na jmenování správce pobočného spolku (příloha č. 7) předkládá osoba oprávněná k tomuto úkonu Stanovami Pionýra. Návrh obsahuje minimálně následující náležitosti:

a) identifikace pobočného spolku, jmenování jehož správce je navrhováno,

b) identifikace navrhovatele,

c) zdůvodnění předkládaného návrhu,

d) návrh na jmenování správce pobočného spolku, pokud je navrhována jiná osoba než osoba určená Stanovami Pionýra,

e) prohlášení o bezúhonnosti a souhlas se jmenováním správcem pobočného spolku (příloha č. 3B) s ověřeným podpisem v originálním vyhotovení nebo jako ověřenou kopii.

3. Rozhodnutí VV ČRP o jmenování správce pobočného spolku osvědčuje předseda Pionýra výpisem z usnesení VV ČRP. Na základě rozhodnutí předkládá bezodkladně návrh na zápis uvedených skutečností do Spolkového rejstříku.

4. Nejpozději do 10 dnů od zápisu správce pobočného spolku do Spolkového rejstříku vyhotoví správce pobočného spolku evidenční list pobočného spolku zpracovaný v RISP.

5. Součástí evidenčního listu pobočného spolku v nečinnosti je identifikace pobočného spolku obsahující název pobočného spolku, IČO, adresu sídla a spisovou značku, pod kterou byl zápis pobočného spolku Městským soudem v Praze proveden, bankovní spojení, kontaktní údaje a dále určení jmenovaného správce pobočného spolku jako statutárního orgánu. Součástí evidenčního listu jsou dále evidenční listy všech oddílů a klubů, které pobočný spolek zřídil, a seznam registrovaných členů, má-li nějaké.

6. Pokud se podaří správci pobočného spolku zajistit obnovení řádné činnosti pobočného spolku v souladu se Stanovami a vnitřními předpisy Pionýra, dokládá správce PS podklady o provedené volbě orgánů spolku ve formátu evidenčního listu pobočného spolku včetně všech povinných příloh do 10 dnů od provedení volby. Statutární orgán hlavního spolku zajistí provedení příslušných zápisů do Spolkového rejstříku do 10 dnů od jejich dodání na Ústředí Pionýra.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 5/25

C. Zánik pobočného spolku

Pobočné spolky Pionýra mohou zaniknout likvidací, sloučením (fúzí) s jiným pobočným spolkem nebo rozdělením.

Zánik pobočného spolku sloučením (fúzí)

1. Návrh na zánik pobočného spolku (příloha č. 8) předkládá osoba oprávněná k tomuto úkonu Stanovami Pionýra. Návrh na zánik obsahuje minimálně následující náležitosti:

a) identifikace pobočného spolku, jehož zánik je navrhován,

b) navrhovaný způsob zániku – sloučením fúzí,

c) identifikace navrhovatele,

d) identifikaci administrátora zániku pobočného spolku (zpravidla se jedná o statutární orgán jednoho z dotčených pobočných spolků, který bude pověřen sběrem podkladů a dohledem nad řádným průběhem zániku),

e) identifikace pobočného spolku, s nímž je zanikající pobočný spolek slučován,

f) výpis z usnesení rady obou dotčených pobočných spolků potvrzující schválení fúze a rozhodnutí o nástupnickém pobočném spolku.

2. Rozhodnutí České rady Pionýra o zániku pobočného spolku osvědčuje předseda Pionýra výpisem z usnesení ČRP a současně zajišťuje poskytnutí informace o rozhodnutí ČRP všem dotčeným osobám (členům zanikajícího subjektu).

3. V návaznosti na usnesení ČRP zajistí statutární orgány fúzujících pobočných spolků:

a) naplnění oznamovací povinnosti v Obchodním věstníku, a to nejméně 30 dní před podpisem smlouvy o fúzi,

b) vyhotovení návrhu smlouvy o sloučení fúzí včetně příloh (vzor – příloha č. 9 A–C),

c) prokazatelné svolání rad obou dotčených pobočných spolků nejméně 30 dní před termínem jednání, součástí předem zaslaných podkladových materiálů musí být program jednání s uvedením navrhovaného sloučení a návrh smlouvy o fúzi včetně všech příloh,

d) podpis smlouvy o fúzi,

e) další kroky vedoucí k faktickému provedení fúze včetně předání dokumentace a majetku zanikajícího pobočného spolku statutárnímu orgánu právního nástupce a předání veškeré dokumentace prokazující průběh sloučení statutárnímu orgánu Pionýra.

4. Ke dni zániku pobočného spolku provede úkony spojené s ukončením evidence pobočného spolku předseda Pionýra, a to jak směrem ke spolkovému rejstříku, tak i v rámci RISP.

Zánik pobočného spolku rozdělením

1. Návrh na zánik pobočného spolku (příloha č. 8) předkládá osoba oprávněná k tomuto úkonu Stanovami Pionýra. Návrh na zánik obsahuje minimálně následující náležitosti:

a) identifikace pobočného spolku, jehož zánik je navrhován,

b) navrhovaný způsob zániku – rozdělením,

c) identifikace navrhovatele,

d) identifikaci administrátora zániku pobočného spolku (zpravidla se jedná o statutární orgán zanikajícího pobočného spolku, který bude pověřen sběrem podkladů a dohledem nad řádným průběhem zániku),

e) identifikace pobočných spolků, které rozdělením vzniknou,

f) výpis z usnesení rady dotčeného pobočného spolku potvrzující schválení rozdělení.

3. V návaznosti na usnesení ČRP zajistí statutární orgán zanikajícího pobočného spolku:

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 6/25

a) naplnění oznamovací povinnosti v Obchodním věstníku, a to nejméně 30 dní před okamžikem faktického rozdělení,

b) vyhotovení projektu rozdělení zanikajícího pobočného spolku, jímž se stanovují podmínky rozdělení majetku a závazků, členské základny mezi nově vznikající pobočné spolky,

c) prokazatelné svolání rady zanikajícího pobočného spolku nejméně 30 dní před termínem jednání, součástí předem zaslaných podkladových materiálů musí být program jednání s uvedením navrhovaného zániku rozdělením a návrh projektu rozdělení,

d) další kroky vedoucí k faktickému rozdělení včetně předání dokumentace a majetku zanikajícího pobočného spolku statutárním orgánům právních nástupců a předání veškeré dokumentace prokazující průběh rozdělení a volbu statutárních orgánů nově vzniklých pobočných spolků a další dokumentaci potřebnou pro jejich zápis do Spolkového rejstříku statutárnímu orgánu Pionýra.

Ke dni zániku pobočného spolku provede úkony spojené se zápisem jeho přeměny předseda Pionýra, a to jak směrem ke Spolkovému rejstříku, tak i v rámci RISP.

Zánik pobočného spolku likvidací

1. Návrh na zánik pobočného spolku (příloha č. 8) předkládá osoba oprávněná k tomuto úkonu Stanovami Pionýra. V případě návrhu na zánik likvidací obsahuje návrh minimálně následující náležitosti:

a) identifikace pobočného spolku, jehož zánik je navrhován,

b) navrhovaný způsob zániku – likvidací,

c) identifikace navrhovatele,

d) návrh na jmenování likvidátora,

e) souhlas se jmenováním likvidátorem s ověřeným podpisem v originálním vyhotovení nebo jako ověřenou kopii, pokud je navrhována jiná osoba než osoba určená Stanovami Pionýra.

3. Výkonný výbor ČRP jmenuje likvidátora. Na základě jmenování předkládá předseda Pionýra bezodkladně návrh na zápis uvedených skutečností do Spolkového rejstříku.

4. Nejpozději do 10 dnů od zápisu vstupu pobočného spolku do likvidace do Spolkového rejstříku vyhotoví likvidátor pobočného spolku evidenční list pobočného spolku v likvidaci zpracovaný v RISP, jehož povinnou přílohou je účetní závěrka ke dni vstupu do likvidace. Dále zajišťuje naplnění oznamovací povinnosti v Obchodním věstníku, a to nejméně 4 měsí- ce před plánovaným ukončením likvidace. Souběžně zahájí kroky vedoucí k zajištění majetku, identifikaci věřitelů a následné likvidaci pobočného spolku.

5. Součástí evidenčního listu pobočného spolku v likvidaci je identifikace pobočného spolku obsahující název pobočného spolku, IČO, adresu sídla a spisovou značku, pod kterou byl zápis pobočného spolku Městským soudem v Praze proveden, a dále určení, že se jedná o pobočný spolek v likvidaci, a identifikaci likvidátora pobočného spolku. Součástí evidenčního listu jsou dále evidenční listy všech oddílů a klubů, které pobočný spolek zřídil a které budou do 31. 12. roku, kdy bylo o zániku rozhodnuto, v rámci pobočného spolku vyvíjet činnost, a seznam registrovaných členů, má-li nějaké.

6. K 31. 12. roku, ve kterém bylo rozhodnuto o zániku pobočného spolku, zaniká individuální členství všech členů registrovaných v rámci příslušného pobočného spolku, a tím i jejich členství ve spolku hlavním, pokud nejsou evidováni v jiném pobočném spolku. V následujícím kalendářním roce nesmí likvidátor rozhodnout o přijetí žádného člena do zanikajícího pobočného spolku.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 7/25

7. K 28. 2. následujícího kalendářního roku předkládá prostřednictvím územně příslušné KOP aktualizovaný evidenční list pobočného spolku v likvidaci. Je předkládána také písemná zpráva o průběhu likvidace včetně popisu realizovaných úkonů, aktuálního stavu a úkolů, které před zánikem subjektu musí být vyřešeny, a dále včetně předpokládaného termínu ukončení likvidace. V případě, že předpokládaný termín ukončení likvidace je v rozporu s ustanovením Stanov Pionýra XI. E. 4, předkládá likvidátor i podrobné zdůvodnění překročení tohoto zákonného termínu České radě Pionýra.

8. Po vypořádání veškerých závazků a pohledávek předloží likvidátor České radě Pionýra závěrečnou zprávu o průběhu likvidace obsahující soupis majetku tvořícího likvidační zůstatek a návrh na naložení s tímto likvidačním zůstatkem. V souladu s rozhodnutím ČRP následně likvidační zůstatek vypořádá.

9. Ke dni zániku pobočného spolku provede úkony spojené s ukončením evidence pobočného spolku předseda Pionýra, a to jak směrem ke spolkovému rejstříku, tak i v rámci RISP. Toto ustanovení nemá vliv na povinnosti likvidátora stanovené obecně platnými předpisy a vnitřními předpisy Pionýra ani na povinnosti správce pobočného spolku v nečinnosti.

V. PROKAZOVÁNÍ SPLNĚNÍ PODMÍNEK PRO EXISTENCI POBOČNÉHO SPOLKU A STÁLÁ DOKUMENTACE POBOČNÉHO SPOLKU

1. Vždy do 28. 2. kalendářního roku, počínaje rokem následujícím po roce, kdy pobočný spolek vznikl, musí pobočný spolek doložit, že k 1. 1. kalendářního roku splňuje podmínky pro existenci pobočného spolku. Toto provádí pobočný spolek řádným doložením evidenčního listu pobočného spolku, jím založených oddílů a klubů, aktuálního seznamu členů a seznamu volených nebo jmenovaných pionýrských pracovníků.

Seznamy členů a funkcionářů neuváděných přímo na evidenčních listech jsou předávány pouze v elektronické podobě jako údaje ukládané v RISP.

2. Ke kontrole splnění podmínek pro existenci pobočného spolku je v případě pionýrských skupin a pionýrských center zmocněna touto směrnicí územně příslušná krajská organizace Pionýra, která stanovené skutečnosti jednak ověřuje a jednak osvědčuje hlavnímu spolku. Z tohoto důvodu je pro předložení evidenčních listů pobočných spolků krajským organizacím Pionýra stanoven termín 31. 1. příslušného kalendářního roku. Statutární orgán zmocněné krajské organizace osvědčí svým podpisem splnění stanovených podmínek na evidenčním listu pobočného spolku v tištěné podobě (přičemž jeden výtisk vrací příslušnému pobočnému spolku, jeden výtisk ponechává v dokumentaci KOP a jeden výtisk přikládá k evidenčnímu listu krajské organizace Pionýra), přičemž všechny tři výtisky mají charakter originálu.

3. Pokud není pobočným spolkem požadovaná dokumentace ve stanoveném termínu předložena, územně příslušná krajská organizace Pionýra jeho statutární orgán vyzve, aby tak učinil. Příslušné lhůty určují Stanovy Pionýra v části XI. A. 6.

4. Krajská organizace Pionýra prokazuje splnění podmínek pro existenci pobočného spolku stejným způsobem, tedy řádným a úplným vyplněním evidenčního listu krajské organizace Pionýra, přičemž k evidenčnímu listu KOP přikládá evidenční listy všech územně příslušných pobočných spolků (včetně všech příloh), jejichž splnění podmínek ověřila.

5. Pro Pionýr a všechny jeho pobočné spolky platí, že součástí jejich stálé dokumentace jsou doklady týkající se vzniku a sídla v následujícím rozsahu:

a) Pro všechny pobočné spolky vzniklé po 1. 1. 2017 dokumentace dokládající postup v souladu se Stanovami Pionýra přijatými IX. výročním zasedáním Pionýra dne 12. 11. 2016 v Pardubicích RVP 12/2016.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 8/25

b) Pro všechny pobočné spolky vzniklé po 1. 1. 2014 dokumentace dokládající postup v souladu se Stanovami Pionýra přijatými VIII. výročním zasedáním Pionýra dne 23. 11. 2013 v Pardubicích RVP 08/2013.

c) Pro všechny pobočné spolky vzniklé po 31. 12. 2003 a před 1. 1. 2014 dokumentace dokladující postup v souladu s ustanovením Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve sdružení Pionýr, a to vždy v aktuálním znění k příslušnému datu vzniku pobočného spolku (Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve sdružení Pionýr ze dne 7. 9. 2003; 11. 9. 2005 RVS 05/2005; 24. 4. 2010 RVP 03/2010; 9. 4. 2011 RVP 04/2011).

d) Pro pobočné spolky vzniklé před 31. 1. 2003, nejdříve však 1. 1. 1990 a Krajské organizace Pionýra minimálně v rozsahu – rozhodnutí o založení organizační jednotky, rozhodnutí o registraci vydané registrujícím subjektem.

e) Pro pionýrské skupiny vzniklé před 1. 1. 1990 a pionýrská centra, která jsou právním nástupcem PS vzniklých před tímto datem, doklady prokazující založení organizační jednotky, výpis z usnesení kolektivu pionýrských pracovníků o setrvání organizační jednotky ve sdružení Pionýr, osvědčení o registraci PS a způsobilosti k právním úkonům z roku 1990 nebo jiný dokument tuto skutečnost prokazující.

6. Krajské organizace Pionýra zajišťují uchování dokladů evidovaných pobočných spolků v rozsahu stanoveném v bodu VIII. 2. v plném rozsahu.

7. Pionýr prostřednictvím Ústředí Pionýra zajišťuje uchování opisů dokladů uvedených v části VIII. 2. pro všechny pobočné spolky.

VI. ČLENSKÝ PŘÍSPĚVEK

1. Členský příspěvek je dokladem spolupodílu člena na zajištění činnosti Pionýra, proto musí být vždy v nenulové výši.

2. Jeho úhrada je současně projevem vůle k prodloužení členství v souladu se Stanovami Pionýra. Identifikace člena, který úhradu členského příspěvku provedl, musí být v účetní dokumentaci příslušné účetní jednotky jednoznačná.

3. Rozhodnutí o celkové výši členského příspěvku je v kompetenci rady registrujícího subjektu. V odůvodněných případech (např. sociální důvody) může být výše ČP stanovena zcela individuálně.

4. Evidence plateb ČP je součástí hospodářské dokumentace příslušné účetní jednotky a je v analytickém členění evidována odděleně. Pokud je stanoven členský příspěvek v jednom kalendářním roce v různé výši, např. v závislosti na termínu registrace individuálního člena, je povinností účetní jednotky zajistit analytickou evidenci plateb členského příspěvku tak, aby členské příspěvky hrazené v různých výších byly jednoznačně určeny a evidovány odděleně.

5. Termín úhrady členského příspěvku stanovuje registrující subjekt, člen hradí členský příspěvek registrujícímu subjektu.

6. Členský příspěvek se skládá z odvodu za každého člena hlavnímu spolku a z části určené na zajištění činnosti pobočného spolku. Výše odvodu za každého člena hlavnímu spolku je pro všechny členy stejná.

7. Výši odvodu hlavnímu spolku stanovuje každoročně ČRP svým usnesením, nejpozději v září předcházejícího roku. Pokud není odvod na centrální úroveň stanoven do 30. 9., má se za to, že výše odvodu se pro následující období nemění.

8. Pobočné spolky provádějí platbu odvodu z členského příspěvku prostřednictvím územně příslušné krajské organizace Pionýra.

9. Variabilní symbol pro platbu z účtu krajské organizace je: xx11 + evidenční číslo krajské organizace (xx = poslední dvojčíslí v letopočtu).

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 9/25

10. Pro pobočné spolky mohou být stanoveny i registrační poplatky. Toto ustanovení neplatí pro subjekty v likvidaci a v nečinnosti.

11. Pionýr má právo stanovit „mimořádný“ členský příspěvek, a to rozhodnutím České rady Pionýra.

VII. SBĚR A ROZSAH ÚDAJŮ ZPRACOVÁVANÝCH O VÝCHOVNÝCH JEDNOTKÁCH A POBOČNÝCH SPOLCÍCH V RÁMCI JEJICH EVIDENCE – ÚDAJE NEMAJÍCÍ CHARAKTER OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Pionýr vede evidenci všech pobočných spolků, které zřídil, a všech výchovných jednotek, které v rámci spolku působí. Zpracovává o nich následující údaje:

a) Výchovné jednotky - údaje o pionýrském oddíle a volnočasovém klubu:

- název oddílu,

- zakladatel oddílu a jeho IČO,

- zaměření činnosti oddílu,

- kontaktní e-mail,

- věkové složení a typ oddílu,

- webová prezentace oddílu,

- prostorové podmínky pro činnost oddílu,

- termín a místo pravidelných schůzek,

- v případě oddílu počet registrovaných osob a jejich věkové složení.

V případě, že v rámci evidenčního listu poskytuje pobočný spolek osobní údaje svého člena (např. kontaktní adresa pobočného spolku), je jeho povinností zajistit si souhlas s takovým uvedením a zpracováním osobních údajů.

b) Pobočné spolky – údaje o pobočném spolku:

- název,

- sídlo,

- IČO a spisová značka zápisu do Spolkového rejstříku vedeného Městským soudem v Praze,

- kontaktní telefon,

- bankovní spojení,

- e-mailová kontaktní adresa,

- webová prezentace,

- kontaktní adresa pro zasílání pošty,

- počet členů a jejich věkové složení,

- počet členů kolektivních orgánů pobočného spolku a počet delegátů do rady vyššího stupně,

- počet oddílů a klubů, u nichž je pobočný spolek zakladatelem,

- údaje o vlastnictví nebo dlouhodobém užívání nemovitého majetku včetně specifikace majetkoprávních vztahů, umístění nemovitého majetku, čísla listu vlastnictví a příslušného katastrálního území, na kterém je majetek u územně příslušného katastrálního úřadu zapsán,

- účetní závěrky a kontrolní protokoly.

2. Údaje zpracovávané o výchovných jednotkách a pobočných spolcích jsou údaji zpracovávanými a zveřejňovanými dle aktuální potřeby spolku v rámci jeho informačních systémů a prezentačních materiálů. O výchovných jednotkách a pobočných spolcích mohou být zpracovávány i další údaje, které nemají charakter osobních údajů, pro statistické, prezentační a obdobné účely.

3. Údaje o pobočných spolcích týkající se jejich názvu, sídla, IČO, jsou v souladu se zákonem zapisovány do Spolkového rejstříku.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 10/25

VIII. SBĚR A ROZSAH ÚDAJŮ O FYZICKÝCH OSOBÁCH ZPRACOVÁVANÝCH V RÁMCI EVIDENCE ČLENSKÉ ZÁKLADNY, VÝCHOVNÝCH JEDNOTEK A POBOČNÝCH SPOLKŮ A HLAVNÍHO SPOLKU

A. Evidence členů a rozsah zpracovávaných údajů o členovi spolku

1. Pionýr a jeho pobočné spolky vedou evidenci členů spolku, a to v členění podle jednotlivých pobočných spolků, u nichž je konkrétní člen registrován, a podle výchovných jednotek, ve kterých vyvíjejí svoji činnost. Člen pobočného spolku, který nevyvíjí činnost v žádné výchovné jednotce, je evidován jako člen přímo u pobočného spolku.

2. Evidence členů je prováděna elektronicky v RISP. Zápisy údajů do registračního systému jsou prováděny při prvním zápisu vždy na základě údajů uvedených v registračním listu člena a jejich úpravy jsou prováděny na základě písemné informace člena nebo jeho zákonného zástupce. Za písemnou informaci lze v tomto případě považovat i vyplnění přihlášky na akci nebo obdobného formuláře.

3. Podrobnosti zpracování osobních údajů vázajících se k evidenci členů jsou stanoveny přílohou 2A této směrnice.

Údaje o členské základně jsou neveřejnými údaji. Pionýr uchovává tyto údaje po dobu registrace člena a dále po dobu 5 let po ukončení členství. Po uplynutí této lhůty jsou údaje z RISP odstraněny a základní údaje člena jsou převedeny do elektronického šifrovaného archivu. Za odstranění údajů ze systému a jejich převedení do archivu odpovídá statutární orgán příslušného správce údajů, u kterého bylo členství evidováno. Archivní výtisky základního seznamu členů jsou ukládány a jejich zpracování může probíhat pouze na základě žádosti dotčené osoby – např. v případě žádosti o potvrzení členství.

B. Rozsah zpracovávaných údajů o osobách vykonávajících volené a jmenované funkce

1. O osobách vykonávajících volené a jmenované funkce vede spolek a jeho příslušné pobočné spolky evidenci a zpracovává jejich osobní údaje.

a) statutární orgány a členové kontrolních komisí a Rozhodčí komise Pionýra

- údaje o bezúhonnosti dle obč. zákona

b) funkcionáři pobočného spolku zajišťující přímou práci s dětmi

- údaje o bezúhonnosti dle obč. zákona,

- údaje o zdravotním stavu v rozsahu Posudku o zdravotní způsobilosti k účasti na zotavovací akci nebo škole v přírodě u osob mladších 18 let a o termínu vydání tohoto posudku.

c) všichni volení a jmenovaní funkcionáři pobočného spolku

- údaje o dosažené kvalifikaci vázající se k činnostem vykonávaným ve spolku Pionýr a termínu jejího získání,

- údaje o vykonávaných funkcích, datu jejich vzniku a ukončení,

- údaje o účasti na jednání orgánů, jejichž členem je v souladu se stanovami dotčená osoba včetně údajů o jejím hlasování, pokud je zaznamenáváno jako hlasování jmenovité.

Podrobnosti zpracování osobních údajů vázajících se k evidenci funkcionářů jsou stanoveny přílohou 2B této směrnice.

2. Údaje zpracovávané o jmenovaných a volených funkcionářích jsou údaji poskytovanými funkcionáři povinně a jsou zpracovávány v rozsahu potřebném pro zajištění řízení a vnitřní komunikace ve spolku, prokazování dodržování obecně platných a vnitřních předpisů spolku. Před provedením volby nebo jmenování je v návaznosti na souhlas s volbou či jmenováním do funkce subjekt údajů informován o rozsahu a způsobu zpracování osobních údajů volených jmenovaných funkcionářů.

Tyto údaje se uchovávají po dobu pěti let po ukončení výkonu funkce. Základní údaje statutárních orgánů, členů kontrolních komisí a Rozhodčí komise Pionýra tvoří stálou

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 11/25

dokumentaci spolku. Údaje o zdravotním stavu funkcionářů mladších 18 let jsou uchovávány po dobu 6 měsíců od ukončení výkonu funkce.

3. Údaje zpracovávané o statutárních orgánech, členech kontrolních komisí a Rozhodčí komise Pionýra jsou v zákonem stanoveném rozsahu zveřejňovány ve Spolkovém rejstříku.

IX. POSTUP PŘI ZMĚNÁCH PODSTATNÝCH ÚDAJŮ UVÁDĚNÝCH V EVIDENČNÍCH LISTECH

1. V případě změn podstatných údajů na evidenčních listech je pobočný spolek povinen doložit změny formou změnového evidenčního listu, zpracovaného v RISP, nejdéle do 30 kalen-dářních dní prostřednictvím územně příslušné KOP, a to jak elektronickou, tak i tištěnou formou.

2. Změnové evidenční listy pobočných spolků jsou součástí jejich dokumentace, dokumentace územně příslušné KOP a Pionýra.

3. Podstatným údajem v evidenčních listech se pro potřeby této směrnice rozumí:

a) změna volených a jmenovaných funkcionářů uváděných v evidenčních listech včetně změny jejich jména a adresy trvalého bydliště,

b) změna kontaktní adresy,

c) změna bankovního spojení.

4. V případě změny bankovního účtu zajistí pobočný spolek, aby předání změnového registračního listu do sídla Pionýra bylo zajištěno před zrušením původního bankovního účtu.

5. V případě změny údajů zapisovaných v souladu se zákonem 304/2014 Sb. o veřejných rejstřících fyzických a právnických osob do Spolkového rejstříku postupují pobočné spolky takto:

a) při změně statutárního orgánu pobočného spolku nebo člena kontrolního orgánu dokládá pobočný spolek ke změnové registraci výpis z usnesení o provedené volbě (příloha č. 10), nebo dokument prokazující zánik výkonu funkce předchozího statutárního orgánu, který obsahuje souhlas dotčeného funkcionáře se zveřejněním údajů ve Spolkovém rejstříku a jeho prohlášení o bezúhonnosti,

b) při změně identifikačních údajů statutárního orgánu nebo člena kontrolního orgánu zapisovaných do Spolkového rejstříku dokládá pobočný spolek ke změnové registraci výpis z usnesení o provedené volbě (příloha č. 10) nebo dokument prokazující zánik výkonu funkce předchozího člena kontrolního orgánu, který obsahuje souhlas dotčeného funkcionáře se zveřejněním údajů ve Spolkovém rejstříku a jeho prohlášení o bezúhon-nosti,

c) prohlášení dotčené osoby o změně zapisovaných identifikačních údajů,

d) při změně sídla souhlas vlastníka nemovitosti, do níž sídlo umisťuje (příloha č. 4), s ověřenými podpisy v originálním vyhotovení nebo ověřené kopii,

e) při změně názvu pobočného spolku výpis z usnesení orgánu, který o změně rozhodl.

Podklady týkající se změn dle bodu 5 dokládá pobočný spolek v písemné podobě a předepsaném rozsahu do 10 kalendářních dnů od přijetí usnesení o prováděné změně Pionýru prostřednictvím územně příslušné Krajské organizace Pionýra. Krajská organizace Pionýra předává změnový evidenční list do sídla Pionýra do 10 kalendářních dnů od jejího obdržení. Při rozhodování o změně postupuje tak, aby účinnost rozhodnutí nastala nejdříve 10 kalendářních dní po předání podkladů v předepsané podobě a rozsahu Pionýru.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 12/25

X. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ O DALŠÍCH FYZICKÝCH OSOBÁCH V NÁVAZNOSTI NA ČINNOSTI SPOLKU

A. Evidence účastníků činnosti spolku a osob podílejících se na zajištění této činnosti a rozsah zpracování údajů o těchto osobách

1. Pionýr a jeho pobočné spolky vedou evidenci osob účastnících se činnosti a jednotlivých akcí spolku, a to v rozsahu potřebném pro zajištění této činnosti a dále v rozsahu potřebném pro prokazování konání těchto akcí a jejich účastníků v návaznosti na obecně platné právní předpisy (Vyhláška o zotavovacích akcích), vnitřní předpisy spolku a pravidla stanovená poskytovateli dotačních prostředků z veřejných rozpočtů.

2. Evidence účastníků je vázána k jednotlivým realizovaným činnostem a k těmto činnostem (akcím) se váže i zajištění případného souhlasu se zpracováním osobních údajů.

3. Odděleně je vedena evidence osob podílejících se na zajištění činnosti spolku.

4. Evidence osob podílejících se na zajištění činnosti Pionýra je vázána k jednotlivým realizovaným činnostem a k těmto činnostem (akcím) se váže i zajištění případného souhlasu se zpracováním osobních údajů. Pokud je činnost dlouhodobá nebo pravidelně se opakující, může být zpracování údajů osob zajišťujících činnost řešeno přiměřeným způsobem jednorázového sběru dat s jejich uložením a následným zpracováním pro jednotlivé činnosti a akce, vždy však na základě vydaného souhlasu subjektu osobních údajů k takovému způsobu zpracování.

5. Podrobnosti zpracování osobních údajů vázajících se k účastníkům činnosti spolku jsou stanoveny přílohou 2D této směrnice.

B. Evidence účastníků vzdělávacích akcí

1. Pionýr a jeho pobočné spolky vedou evidenci účastníků vzdělávacích akcí, které na základě přidělených akreditací, autorizací, jiných pověření nebo na základě Směrnice o přípravě a vzdělávání v Pionýru ve své působnosti zajišťují.

2. Evidence účastníků je vázána k jednotlivým realizovaným činnostem a k těmto činnostem (akcím) se váže i zajištění souhlasu se zpracováním osobních údajů.

3. V případě členů spolku – funkcionářů a osob podílejících se na zajištění činnosti Pionýra – se součástí jejich dokumentace funkcionáře nebo osoby dlouhodobě zajišťující činnost spolku stávají údaje o získané kvalifikaci.

4. Podrobnosti zpracování osobních údajů vázajících se k účastníkům vzdělávacích akcí jsou stanoveny přílohou 2E této směrnice.

C. Evidence zaměstnanců

1. Pionýr a jeho pobočné spolky vedou v souladu s platnými právními předpisy evidenci zaměstnanců a plní povinnosti zaměstnavatelů vyplývající z těchto předpisů.

2. Podrobnosti zpracování osobních údajů vázající se k zaměstnancům jsou stanoveny přílohou 2J této směrnice.

D. Další činnosti spolku

5. V rámci dalších činností zajišťovaných Pionýrem a jeho pobočnými spolky jsou zpracovávány osobní údaje dotčených subjektů. Vybraným činnostem jsou stanoveny postupy v přílohách této směrnice. Jedná se např. o:

a) evidence úrazů – podrobnosti jsou stanoveny přílohou 2G této směrnice,

b) ubytování osob za úplatu – podrobnosti jsou stanoveny přílohou 2F této směrnice,

c) ochrana majetku s využitím kamerových systémů – podrobnosti jsou stanoveny přílohou 2H této směrnice, zpracování osobních údajů prostřednictvím kamerových systémů vždy podléhá povinné registraci Úřadu pro ochranu osobních údajů,

d) vedení účetnictví – podrobnosti jsou stanoveny přílohou 2CH této směrnice,

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 13/25

e) realizace a dokumentace smluv a objednávek dodávek – podrobnosti jsou stanoveny přílohou 2I této směrnice,

f) prezentační činnosti – podrobnosti jsou stanoveny přílohou 2K této směrnice.

2. Pokud pobočný nebo hlavní spolek pro zajištění jakékoliv jiné činnosti provádí sběr a zpracování osobních údajů, je jeho povinností zpracovat vnitřní předpis vázající se k tomuto zpracování údajů, a to minimálně v rozsahu Karty činnosti zpracování údajů.

3. Pokud statutární orgán hlavního nebo pobočného spolku rozhodne o rozšíření kategorie zpracovávaných údajů nebo změně jiných postupů stanovených v Kartě činnosti, která tvoří přílohu této směrnice, je jeho povinností vydat upravenou Kartu činnosti zpracování údajů, a to jako vnitřní předpis příslušného správce údajů. Toto ustanovení je možné použít pouze tak, aby výsledný postup byl v souladu s ustanoveními obecně platných právních předpisů a vnitřních předpisů spolku.

XI. ZÁSADY PRO SBĚR A ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V PIONÝRU

Přehled a vysvětlení vybraných pojmů plynoucích z právních norem pro ochranu osobních údajů je přílohou č. 11 této směrnice.

1. Pro sběr a zpracování osobních údajů platí základní zásady:

- zákonnost, korektnost, transparentnost – správce musí zpracovávat osobní údaje na základě nejméně jednoho právního důvodu a vůči subjektu údajů transparentně a korektně,

- omezení účelu – osobní údaje musí být shromažďovány pro určité a legitimní účely a nesmějí být zpracovávány způsobem neslučitelným s těmito účely,

- minimalizace údajů – osobní údaje musí být přiměřené a relevantní ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány,

- přesnost – osobní údaje musí být přesné,

- omezení uložení – osobní údaje by měly být uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů jen po nezbytnou dobu pro dané účely, pro které jsou zpracovávány,

- integrita a důvěrnost – je zajištěno technické a organizační zabezpečení osobních údajů.

2. Osobní údaje jsou uchovávány v listinné i elektronické podobě pouze po omezenou dobu odpovídající účelu zpracování. Po ukončení této doby jsou likvidovány v souladu s pravidly a lhůtami stanovenými ve vnitřním předpisu „Spisový řád“ nebo ve lhůtě stanovené odpovědným statutárním orgánem.

3. Odpovědnost za dodržování tohoto principu mají u listinné podoby všechny osoby, v jejichž působnosti a agendách se osobní údaje zpracovávají.

4. Osobní údaje jsou přístupné jen co nejmenšímu počtu osob.

5. Jsou zpracovávané pouze přesné osobní údaje. Všechny pověřené osoby zajišťující sběr dat dbají na správnost a aktuálnost zpracovávaných údajů.

6. Sběr osobních údajů je prováděn vždy prokazatelným způsobem písemnou nebo elektronickou cestou. V případě elektronického sběru dat musí být zajištěna jasná identifikace osoby, která údaje poskytla. Prokazatelným způsobem je např. vyplnění registračního listu, přihlášky na akci (vzor – příloha č. 12 A–C) nebo jiného obdobného dokumentu. Jejich úpravy jsou prováděny na základě písemné informace člena nebo jeho zákonného zástupce poskytnuté obdobným způsobem.

7. Pověřená osoba zajistí při provádění sběru dat informovanost subjektu údajů o jeho povinnosti hlásit případné změny všech jím předaných osobních údajů.

8. Při sběru osobních údajů v působnosti Pionýra a jeho pobočných spolků jsou subjekty údajů transparentně informovány o důvodech, způsobech zpracování, zpřístupnění a poskytování osobních údajů těmito způsoby:

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 14/25

- základní informace na webových stránkách Pionýra, dostupná všem subjektům údajů, vlastní informace na webových stránkách pobočného spolku nebo zřetelný odkaz na informace Pionýra,

- písemná informace o zpracování osobních údajů, poskytovaná k jednotlivým agendám vyžadujícím souhlas se zpracováním osobních údajů, a to buď formou písemné informace o zpracování a poskytování osobních údajů, jeho účelu, případného právního základu a poučení pro případ zpracování údajů, kde právním důvodem je pouze souhlas se zpracováním (vzory – příloha 13 A–D), v případech, kdy je tento postup možný, nebo odkazem na webovou prezentaci obsahující potřebné údaje – například u otevřených akcí pro veřejnost apod.

- informace o monitoringu objektů či prostor kamerovými systémy zajišťují pobočné spolky, které takový systém využívají, a to prokazatelným způsobem tak, aby informace byla poskytnuta všem dotčeným osobám,

- informace o pořizování fotografické dokumentace anebo videozáznamů při činnostech realizovaných v Pionýru zajišťuje pořadatel akce:

 jako součást informace o připravované aktivitě, kterou zveřejňuje prostřednictvím webových stránek, sociálních sítí, vývěsek, plakátů a obdobných prezentačních médií,

 jako informaci na přihláškách na akci, pokud jsou účastníci takovým způsobem na akci přihlašováni,

 jako informaci umístěnou ve viditelné a výrazné podobě na vhodném místě nebo místech v případě akcí určených pro širokou veřejnost.

V případě, že pořizovaná foto- a videodokumentace má být využívána k jiným než zpravodajským, uměleckým a vědeckým účelům (vždy se bude týkat dokumentační a prezentační činnosti), je povinností zpracovatele údajů k takovému využití a zpracování zajistit souhlas subjektu údajů.

9. Osobní údaje členů starších 15 let mimo základních údajů mohou být doplňovány a upravovány samotnými členy v RISP, pokud jsou tito členové aktivními uživateli systému.

10. Sběr osobních údajů provádí pověřené osoby – vedoucí oddílů a jejich zástupci, statutární orgány nebo jimi písemně pověřené osoby.

11. O právních důvodech zpracování konkrétních údajů je subjekt údajů při vydávání souhlasu prokazatelným způsobem informován. V případě neexistence jiného právního důvodu je souhlas se zpracováním osobních údajů vyžadován vždy před zahájením jejich zpracování.

12. Správci osobních údajů jsou všechny pobočné spolky ve vazbě k účastníkům činnosti, členům a dalším osobám, jejichž osobní údaje zpracovávají, a Pionýr ve vazbě ke všem osobám, jejichž osobní údaje jsou spravovávány na jeho úrovni a v systémech, které technicky zajišťuje.

13. Osobní údaje jsou zpracovávány elektronicky, a to v Registračním informačním systému RISP, prostřednictvím přihlašovacího systému Přihlašovna, prostřednictvím vlastních informačních systémů, které pobočný spolek využívá, v přehledových tabulkách nebo v písemné podobě.

14. Pokud jsou shromažďovány osobní údaje na základě uděleného souhlasu od subjektu údajů, musí být tento poučen o možnosti tento souhlas kdykoli odvolat. Současně musí být subjekt údajů poučen o možných následcích jeho odvolání.

15. Pokud jsou shromažďovány osobní údaje na základě uděleného souhlasu a současně na základě jiného zákonného důvodu, musí být subjekt údajů poučen o rozsahu údajů zpracovávaných na základě jiného právního důvodu a lhůtách pro jejich uchování.

16. Je zakázáno shromažďovat zvláštní kategorie osobních údajů. Výjimku tvoří případy vázající se ke zdravotnímu stavu nebo dalším omezením u účastníků činnosti a osob podílejících se na zajištění činnosti spolku a situace, kdy je takové shromažďování

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 15/25

stanoveno zákonem. Na osoby, které tyto údaje zpracovávají, se vztahuje povinnost mlčenlivosti.

17. Statutární orgány odpovídají za zpracovávání osobních údajů v rámci působnosti konkrétního pobočného nebo hlavního spolku.

18. Pověřené osoby odpovídají za zajištění zpracování osobních údajů při zajišťování jednotlivých agend a operací, za které zodpovídají.

19. Správce osobních údajů je povinen:

a) Stanovit pověřeným osobám povinnosti ke zpracování osobních údajů. Těmto povinnostem odpovídají jejich oprávnění přístupu k osobním údajům.

b) Stanovit pověřeným osobám postupy při zpracování osobních údajů v jimi zajišťovaných agendách a činnostech a vytvořit jim k tomu podmínky včetně zajištění prostředků pro zpracování osobních údajů.

c) Jiným subjektům předávat osobní údaje pouze v případech, pokud takové předání ukládá nebo umožňuje zvláštní zákon, nebo se souhlasem dotčených osob.

d) Stanovit a zajistit realizaci opatření při zabezpečení ochrany osobních údajů.

e) Ve smlouvách se zpracovateli osobních údajů zakotvit náležitosti v rozsahu požadavků čl. 28 GDPR.

f) Zajistit pověřeným osobám podmínky pro ukládání médií s osobními údaji a vyžadovat jejich používání (uzamykatelné úschovné objekty nebo uzamykatelné místnosti s možností vyloučení nekontrolovaného vstupu neoprávněných osob) včetně stanovení pravidel pro ukládání dokumentů uchovávaných po dobu skartační lhůty.

g) Provádět kontrolní činnost k ochraně osobních údajů a v případě zjištěných nedostatků přijímat opatření k jejich odstranění.

h) Zajišťovat průběžné ověřování souladu realizované praxe s obecně platnými právními předpisy a vnitřními předpisy spolku v oblasti ochrany osobních údajů včetně ověřování relevantnosti vyhodnocení rizik a účinnosti přijatých technických a organizačních opatření.

i) Zajišťovat poskytování a případné aktualizace informací určených subjektům údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy.

j) Zajistit výkon práv subjektů údajů a zajišťovat jejich informovanost o průběhu a řešení jejich požadavku na uplatnění práva do stanovené lhůty.

k) Ohlašovat případy porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu (bez zbytečného odkladu, a to nejpozději do 72 hodin od zjištění porušení zabezpečení) a oznamovat případy porušení zabezpečení osobních údajů subjektům údajů (bez zbytečného odkladu).

l) Vést dokumentaci o všech případech porušení zabezpečení osobních údajů v rozsahu uvedeném v čl. 33 odst. 3 GDPR.

m) Vést evidenci záznamů o činnostech zpracování a provádět její aktualizaci.

n) Při vzniku potřeby nové zpracovatelské operace nebo změny již existující stanovit postup zpracování a zajistit dodržování zásad zpracování osobních údajů.

o) Při zániku zpracovatelské operace, nebo její části, rozhodnout o době a způsobu uchování dotčených osobních údajů.

p) Zajistit proškolení pověřených osob zpracovávajících osobní údaje z problematiky ochrany osobních údajů a prokazatelně je seznámit s jejich konkrétními povinnostmi při zpracování osobních údajů.

q) Vést evidenci souhlasů subjektů údajů v rámci příslušného záznamu o činnosti zpracování.

r) Evidovat změny v příslušných právních předpisech, které jsou buď právním základem pro zpracování osobních údajů ve zpracovatelské operaci, nebo je jimi zpracovatelská operace regulována, a reagovat na tyto změny.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 16/25

s) U médií obsahujících zvláštní kategorie osobních údajů navíc zajistit jejich evidenci a stanovit pravidla pro jejich zapůjčování.

t) Zajišťovat přidělení uživatelských oprávnění do aplikací a datových zdrojů pro pověřené osoby, a to v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jejich povinností vyplývajících z jejich funkčního postavení.

u) Zajistit, aby dokumenty, jejichž původcem je pobočný spolek organizačně podřízený správci údajů a které jsou zveřejňovány nebo zpřístupňovány např. dálkovým způsobem, obsahovaly pouze takové osobní údaje, které vyžaduje nebo umožňuje zvláštní zákon, dle kterého ke zveřejnění dochází.

20. Pověřenými osobami se pro účely této směrnice rozumí:

a) osoby vykonávající volenou nebo jmenovanou funkci a osoby podílející se na zajištění činnosti spolku, pokud z naplňování takové funkce nebo činnosti vyplývá, že mají přístup k osobním údajům a tyto dále zpracovávají,

b) zaměstnanci Pionýra a jeho pobočných spolků, kteří v rámci plnění povinností plynoucích jim z jejich pracovních náplní mají přístup k osobním údajům a dále je zpracovávají,

c) osoby vykonávající práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, pokud pro plnění předmětu dohody mají přístup k osobním údajům.

21. Při zpracování osobních údajů a pro zajištění jejich ochrany jsou pověřené osoby povinné zejména:

a) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o přijatých opatřeních k jejich ochraně, o nichž se v souvislosti se svou činností dozvěděly, a to i po skončení výkonu funkce nebo pracovní smlouvy,

b) osobní údaje shromažďovat pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely v rozsahu:

- stanoveném zvláštními zákony, resp.

- pouze relevantním a nezbytně nutném, není-li rozsah zpracovávaných osobních údajů stanoven pro konkrétní účel (agendu) zvláštním zákonem,

c) zpracovávat osobní údaje za podmínek a v rozsahu vyplývajícím z jejich pověření nebo konkrétně zadaného úkolu,

d) zpracovávat pouze přesné údaje s ohledem na účel zpracování; v případě zjištění, že zpracovávané údaje nejsou přesné, osobní údaje opravit nebo vymazat,

e) zpracovávat osobní údaje pouze k účelům, k nimž byly shromážděny; k jinému účelu pouze v případě, že subjekt údajů dal k tomu předem souhlas,

f) neumožnit zpracování osobních údajů jiné osobě, která není pro konkrétní účel zpracování těchto údajů oprávněna (v souladu s popisem pracovní náplně – činnosti nebo povinnostmi plynoucími ze smlouvy),

g) dokumenty obsahující osobní údaje předávat a poskytovat v rámci činnosti konkrétního zpracovatele a mezi jednotlivými subjekty Pionýra pouze příslušným oprávněným osobám, mimo spolek pouze v případech plynoucích z činnosti spolku, stanoví-li tak zvláštní zákon, v souladu s platnou smlouvou o zpracování osobních údajů nebo se souhlasem subjektů údajů,

h) udržovat v prostoru, kde ke zpracovávání osobních údajů dochází, pořádek tak, aby volně přístupné byly pouze informace, se kterými aktuálně pracuje, a aby veškeré důležité informace byly bezpečně uloženy,

i) média obsahující osobní údaje (listinné i elektronické) ukládat způsobem zamezujícím neoprávněnému či nahodilému přístupu k těmto osobním údajům (uzamykatelné úschovné objekty). Při práci s médii postupovat tak, aby jiná osoba nemohla zneužít tyto nosiče jako zdroj informace,

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 17/25

j) nepořizovat kopie médií s osobními údaji či osobních údajů samých pro jinou než pracovní potřebu a ani to neumožňovat jiným; s takovými kopiemi nakládat stejně jako s originálem. Pořizování kopií médií obsahující zvláštní kategorie osobních údajů je zakázáno, výjimky povoluje příslušný statutární orgán,

k) vytištěné dokumenty obsahující osobní údaje neprodleně po vytištění odebírat z tiskáren, kopírek nebo faxů,

l) při uzavření pracovní smlouvy poučuje každého zaměstnance o povinnosti hlásit případné změny všech jím předaných osobních údajů.

XII. VÝKON PRÁV SUBJEKTU ÚDAJŮ

A. Právo na přístup k osobním údajům

1. Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení, zda jsou či nejsou jeho osobní údaje zpracovávány, a pokud jsou zpracovávány, má subjekt údajů právo tyto osobní údaje získat (v případě jeho vysloveného zájmu formou kopie jeho zpracovávaných osobních údajů) a zároveň má právo získat následující informace o jeho zpracovávaných osobních údajích:

a) za jakým účelem jsou zpracovávány,

b) jaké jsou kategorie dotčených osobních údajů,

c) kdo jsou příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména pokud by se jednalo o země mimo EU (třetí země) nebo mezinárodní organizace,

d) plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo kritéria pro určení této doby (např. skartační lhůty dle spisového řádu),

e) existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, právo vznést námitku,

f) právo podat stížnost u dozorového úřadu,

g) veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů (např. z informačních systémů jiných správců, katastru nemovitostí atd.).

B. Právo na opravu nepřesných osobních údajů

1. Přesnost bude ověřována na základě zpochybnění přesnosti zpracovávaných osobních údajů subjektem údajů (na základě jeho žádosti o opravu nepřesných osobních údajů) nebo v případech, kdy ji zpochybní jiná osoba.

2. Příslušný statutární orgán zajistí omezení zpracování osobních údajů do doby jejich opravy.

3. Pro provedení opravy nebo změny údajů jsou požadovány relevantní doklady nebo informace stvrzující avizovanou nepřesnost ve zpracování osobních údajů.

4. Po doložení relevantních podkladů je oprava nepřesných údajů provedena bezodkladně.

C. Právo na výmaz

1. Právo na výmaz (být zapomenut) znamená povinnost správce zlikvidovat osobní údaje, pokud je splněna alespoň jedna podmínka:

a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,

b) subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje žádný další právní základ pro zpracování,

c) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,

d) osobní údaje byly zpracovávány protiprávně,

e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 18/25

2. Statutární orgán zpracovatele či správce zajistí ověření, zda jsou žádostí dotčené osobní údaje v rámci jeho činnosti zpracovávány, pro jaké účely a na základě jakého právního titulu.

3. Následně posoudí zpracování osobních údajů a rozhodne, zda je splněna alespoň jedna z podmínek uvedených v bodě 1 tohoto článku. Pokud ano, zajistí ukončení zpracování a likvidaci těchto osobní údajů.

4. Právo na výmaz se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje, nebo pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo výkonu veřejné moci a pro účely archivace ve veřejném zájmu.

D. Právo na omezení zpracování

1. Právo na omezení zpracování je „právem dočasným“. Subjekt údajů může uplatnit toto své právo v případech:

a) pokud popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit (bylo uplatněno právo na opravu),

b) pokud je zpracování protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,

c) kdy správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

d) kdy subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, a dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

2. Statutární orgán správce údajů ověří, zda nastala jedna z podmínek pro uplatnění práva uvedených v bodě 1 tohoto článku, současně je povinen předem upozornit subjekt údajů na skutečnost, že omezení zpracování bude zrušeno, pokud bude výsledkem rozhodovacího procesu návrh zrušit omezení zpracování. Pokud statutární orgán rozhodne zpracování omezit, mohou být dotčené osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo důležitého veřejného zájmu.

3. Způsoby omezení zpracování osobních údajů:

a) dočasný přesun vybraných údajů do jiného systému zpracování,

b) znepřístupnění vybraných osobních údajů uživatelům,

c) dočasné odstranění zveřejněných údajů z internetových stránek,

d) v systémech automatizovaného zpracování zajistit, aby se na osobní údaje již nevztahovaly žádné další operace zpracování a aby nemohly být změněny.

E. Právo na přenositelnost

1. Podstatou uplatnění práva na přenositelnost je možnost získat za určitých podmínek osobní údaje, které se týkají subjektu údajů a které subjekt údajů správci poskytl, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu původní správce bránil. Zároveň má subjekt údajů, pokud požádá, i právo na to, aby správce předal jeho osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu přímo jinému stanovenému správci, je-li to technicky proveditelné.

2. Pro uplatnění tohoto práva musí být současně splněny dvě podmínky:

a) musí jít o zpracování založené na právním základě, souhlasu či smlouvě, a

b) zpracování se provádí automatizovaně.

3. Statutární orgán zpracovatele či správce údajů nejdříve ověří, zda jsou žádostí dotčené osobní údaje subjektu údajů v rámci jeho činnosti zpracovávány, pro jaké účely, na základě jakého právního titulu a v jaké formě (manuální/listinná, automatizovaná/elektronická).

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 19/25

4. Pokud jsou splněny obě podmínky pro uplatnění tohoto práva, bude postupovat podle formulace požadavku subjektu údajů a údaje předá určenému správci ve strukturo-vaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

5. O rozhodnutí o uplatnění nebo neuplatnění práva informuje subjekt údajů.

F. Právo vznést námitku

1. Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, jehož právním titulem je:

a) zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen,

b) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany.

2. Statutární orgán správce nejdříve ověří, zda jsou námitkou dotčené osobní údaje subjektu údajů v rámci jeho činnosti zpracovávány, pro jaké účely a na základě jakého právního titulu.

3. Pokud je zpracování založeno na některém ze dvou uvedených právních titulů uvedených v bodě 1 tohoto článku, posoudí, zda existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

4. Do doby rozhodnutí o způsobu vyřešení námitky omezí zpracování dotčených osobních údajů.

G. Společná ustanovení k výkonu práv subjektů údajů

1. Informace, veškerá sdělení a provedené úkony na žádost subjektu údajů se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může správce buď uložit přiměřený poplatek, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost nebo nepřiměřenost vždy dokládá správce.

2. V rámci plnění obecné informační povinnosti zveřejňuje hlavní spolek na svých webových stránkách informace pro subjekty údajů o jejich právech včetně práva podat stížnost u dozorového úřadu. Pobočné spolky zajistí na svých webových stránkách informaci v obdobném rozsahu nebo viditelný a zřejmý odkaz na informaci umístěnou na stránkách hlavního spolku.

3. Před zahájením řešení žádosti o uplatnění práva nejdříve statutární orgán zpracovatele ověří totožnost žadatele, který uplatňuje právo, tj. zda se skutečně jedná o subjekt údajů. Tato povinnost se nevztahuje na případy, kdy je žádost doručena prostřednictvím veřejné datové sítě (datovou schránkou fyzické osoby) nebo elektronickou poštou podepsanou zaručeným elektronickým podpisem. V případě doručení žádosti prostřednictvím poštovní služby odešle písemnosti s informacemi o vyřízení nebo řešení žádosti do vlastních rukou adresáta/žadatele. V případě osobního předání žádosti ověří totožnost dle předloženého dokladu totožnosti a současně projedná způsob předání písemnosti s informacemi o vyřízení nebo řešení žádosti.

4. Pokud statutární orgán správce vyhodnotí, že nemá dostatek údajů k řádné identifikaci, informuje o tom žadatele a výkon práva neumožní až do doby doplnění potřebných údajů.

5. Pro všechna uvedená práva platí jednotná lhůta pro vyrozumění subjektu údajů o přijatých opatřeních nebo důvodech jejich nepřijetí (včetně informace o možnosti domáhat se ochrany svých práv soudní cestou), a to v délce jednoho měsíce. V případě doručení velkého množství žádostí současně, nebo pokud je vyhovění žádosti technicky náročné, lze tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O tomto prodloužení je správce údajů povinen informovat žadatele rovněž do jednoho měsíce.

6. Lhůta pro vyřízení práv se započítává od okamžiku ověření totožnosti žadatele.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 20/25

7. Správce údajů eviduje veškeré žádosti o uplatnění práv a způsob jejich vyřízení včetně kopií odpovědí.

XIII. OBECNÁ BEZPEČNOSTNÍ PRAVIDLA PRO UŽÍVÁNÍ INFORMAČNÍCH A KOMUNIKAČNÍCH TECHNOLOGIÍ PŘI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A PODROBNÁ PRAVIDLA PRO ZPRACOVÁNÍ V INFORMAČNÍCH SYSTÉMECH PIONÝRA

1. Statutární orgán správce údajů je povinen stanovit bezpečnostní pravidla v rámci působnosti daného subjektu a v návaznosti na způsoby a rozsah konkrétního využívání ICT technologií.

2. Pověřené osoby provádějící zpracování osobních údajů prostřednictvím ICT technologií jsou povinny:

a) Svěřenou výpočetní techniku využívat pouze pro plnění povinností stanovených statutárním orgánem zpracovatele či správce údajů nebo jím pověřenou osobou.

b) Dodržovat zásady pro tvorbu přístupového hesla k operačním systémům a/nebo aplikacím.

c) Zachovávat jedinečnost a důvěrnost přístupového hesla, tj. nikomu heslo nesdělovat a nikde a nijak si jej nezaznamenávat.

d) Při přihlašování k operačním systémům nebo aplikacím dbát na to, aby nebylo možné heslo odpozorovat další osobou.

e) V případě jakéhokoliv podezření na kompromitaci hesla nebo dokonce jeho zneužití heslo okamžitě změnit.

f) Před opuštěním určeného místa zpracování zabezpečit výpočetní techniku vypnutím, uzamčením nebo odhlášením.

g) Při používání přenosné výpočetní techniky a datových nosičů (notebooků, flash disků, externích HDD, DVD apod.) nepředávat tuto techniku a nosiče třetím osobám, učinit všechna dostupná opatření, která mohou zabránit ztrátě či odcizení výpočetní techniky, při práci s daty organizace nepoužívat výpočetní techniku na veřejných místech, ztrátu či odcizení okamžitě nahlásit svému nadřízenému či statutárnímu orgánu správce údajů.

h) Neinstalovat soukromý software na výpočetní techniku organizace.

i) Nepoužívat nechráněné datové nosiče (např. CD, flash disky, externí HDD).

j) Nenavštěvovat rizikové internetové stránky.

k) Důsledně ověřovat doručenou elektronickou poštu a v případě podezření, že se jedná o závadný e-mail, takovou zprávu neotvírat.

l) Nezasahovat do výpočetní techniky organizace a její konfigurace vyjma situací, kdy toto bude vyžadováno přímo odpovědným pracovníkem správce dat.

m) Provádět zálohování dat.

n) Nekopírovat, neukládat, nepřenášet osobní údaje vyjma stanovených úkolů a povinností.

o) Soubory obsahující osobní údaje zasílat pouze chráněné (prostřednictvím datových schránek nebo prostřednictvím elektronické pošty minimálně v archivním souboru (např. ve formátu „zip“, „rar“ atd.) opatřeném heslem, přičemž heslo zaslat adresátovi jiným způsobem.

p) Soubory obsahující zvláštní kategorie osobních údajů zasílat pouze prostřednictvím datové schránky.

q) Zvláštní kategorie osobních údajů zpracovávat a ukládat na přenosných zařízeních (např. notebooky, flash a externí disky atd.) pouze za podmínky, že je zajištěna jejich ochrana šifrováním disku tohoto zařízení.

r) Netisknout data z aplikací organizace pro jiné než správcem dat stanovené účely.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 21/25

s) Pokud dojde k úniku, kompromitaci nebo ztrátě dat obsahujících osobní údaje, neprodleně hlásit tento incident statutárnímu orgánu správce.

3. Pověřené osoby (zpravidla dobrovolníci), které zpracovávají osobní údaje na zařízení ve svém vlastnictví, jsou povinny pro zpracovávání osobních údajů využívat heslem chráněný paměťový prostor, který není přístupný dalším osobám.

4. Pověřené osoby nesmějí zpracovávat osobní údaje na výpočetním zařízení ve vlastnictví třetích osob.

XIV. REGISTRAČNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM PIONÝRA (DÁLE JEN RISP)

1. RISP je elektronický systém určený pro zajištění evidence osob, funkcionářů, výchovných jednotek a pobočných spolků ve spolku Pionýr.

2. Pobočné spolky jsou povinny zapisovat veškeré touto směrnicí požadované skutečnosti do RISP a zajistit jejich průběžnou aktualizaci.

3. Údaje ukládané do systému RISP jsou osobními údaji, na které se vztahují podmínky dané platnými právními předpisy pro ochranu osobních údajů.

4. Evidence fyzických osob:

a) Evidence členů Pionýra – v RISP se evidují členové Pionýra a jeho pobočných spolků. O evidovaném členovi se do RISP zapisují údaje v tomto minimálním rozsahu:

- jméno a příjmení,

- datum narození,

- adresa trvalého bydliště,

- pohlaví,

- vazba na jednotku,

- členství v konkrétním oddíle (pokud je členem oddílu).

b) Pro potřeby organizačního zajištění je možné do systému zapisovat další údaje týkající se kontaktních údajů členů, kontaktních údajů jejich zákonných zástupců a další skutečnosti důležité pro zajištění činnosti, vždy však za předpokladu, že tyto údaje byly vědomě poskytnuty členem nebo jeho zákonným zástupcem písemně s poučením vyplývajícím z aktuální právní úpravy ochrany osobních údajů.

c) Do RISP je zakázáno vkládat údaje zvláštních kategorií, údaje o rodném čísle člena a údaje, u nichž neexistuje právní důvod pro zpracování.

d) Evidence členů Pionýra je vedena dle aktuálního stavu. Jako členové se zobrazují pouze fyzické osoby, které jsou v aktuálním kalendářním roce členy spolku.

V RISP jsou dále evidovány osoby, jejichž členství bylo ukončeno a u kterých neuplynula stanovená lhůta pro uchování údajů. Tyto osoby jsou evidovány jako nečlenové.

e) Pro potřeby zajištění činnosti je možné v RISP spravovat i údaje týkající se dalších osob, které jsou do činnosti Pionýra a jeho pobočných spolků zapojeny. Tyto osoby jsou vedeny jako nečlenové, při zpracovávání jejich údajů platí výše uvedená pravidla pro evidenci členů Pionýra.

5. Evidence funkcionářů Pionýra a pobočných spolků:

a) Do RISP jsou zapisovány údaje o všech volených funkcích členů Pionýra.

b) Do RISP jsou zapisovány údaje o jmenovaných funkcích, na jejichž základě vzniká členovi Pionýra členství v radě pobočného spolku, jehož je členem.

c) Zápis údajů o funkcích provádí příslušný vedoucí jednotky nebo jím pověřená osoba (tzv. delegovaný správce). Výjimkou je statutární orgán jednotky, který musí být zapsán pověřenou osobou jednotky nadřazené (v souladu s ustanoveními části IX. této směrnice). U funkcí, jejichž změna není považována za podstatnou změnu evidenčních údajů pobočného spolku, provede zápis o volbě bez zbytečného odkladu.

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 22/25

d) Součástí údajů o funkcionářích jsou i informace o dosažené kvalifikaci (mohou být doplněny vloženým dokumentem – osvědčením o kvalifikaci).

e) Přílohou evidenčního listu pobočného spolku je přehled všech volených a jmenovaných funkcionářů včetně těch, jimž vzniklo členství v jednotlivých orgánech pobočného spolku na základě jmenování nebo volby do jiné funkce (člen rady a výkonného orgánu pobočného spolku). Tento přehled je povinnou součástí vnitřní dokumentace pobočného spolku (včetně jeho změnových aktualizací) a na jeho základě se posuzuje usnášeníschopnost orgánů Pionýra a orgánů pobočných spolků.

f) Pokud vedoucí jednotky nebo jím pověřená osoba neprovede včas zápis volené nebo jmenované funkce do RISP a dotčenému funkcionáři, Pionýru nebo pobočnému spolku na základě jeho nečinnosti vznikne škoda, odpovídá za tuto škodu správce v plném rozsahu.

Pro osoby jmenované či volené do funkcí, z nichž vyplývá členství v radách, a pro členy výkonných, kontrolních a rozhodčích orgánů platí, že součástí údajů, které jsou do RISP vkládány, je povinně i funkční e-mailová adresa.

6. Evidence jednotek:

a) Jednotkou se pro potřeby RISP rozumí Pionýr, jeho jednotlivé pobočné spolky a dále jimi zřizované oddíly, kluby a družiny.

b) Vazby mezi jednotkami a mezi jednotkami a fyzickými osobami odpovídají organizační výstavbě Pionýra tak, jak je popsána ve Stanovách Pionýra. Pro krajské organizace Pionýra je v systému RISP zapracováno jejich zmocnění ke kontrole skutečností prokazovaných dle ustanovení V. této směrnice.

c) Povinnost zajištění řádné správy údajů je součástí povinností vyplývajících z funkce statutárního orgánu hlavního spolku nebo pobočných spolků (dále jen správce).

d) Správce odpovídá za správnost a úplnost údajů, které jsou v RISP v rámci jeho odpovědnosti evidovány.

e) Pro zajištění řádného chodu Pionýra a jeho pobočných spolků může správce delegovat oprávnění v různém rozsahu na další osoby za předpokladu, že poskytnou pro zadání do systému požadovaný rozsah údajů. Takové delegování je automaticky provedeno u všech vedoucích oddílu k zajištění správy osobních údajů členů oddílu a všem členům starším 15 let ve vztahu k jejich vlastním osobním údajům. Současně mohou být prostřednictvím RISP těmto osobám udělována i přístupová a uživatelská práva do dalších elektronických systémů Pionýra.

f) Každému aktivnímu uživateli může správce přidělit roli (zpravidla na základě jeho volené nebo jmenované funkce nebo na základě osobního zmocnění), z níž vyplývá předem definovaný rozsah oprávnění. Přehled jednotlivých funkcí a z nich vyplývajících oprávnění tvoří přílohu č. 14 této směrnice.

g) Oprávnění je dvojího typu:

- Pozorovatel – může zobrazovat vlastnosti jednotek i jejich členů, ale nemá právo je editovat.

- Statutární orgán a jím delegovaný správce – může zobrazovat i editovat informace o jednotkách, k nimž má oprávnění, i jejich členech, přidávat jednotky, přidávat a archivovat členy, provádět registraci, vytvářet změnové listy.

h) U všech správců a dalších aktivních uživatelů platí, že vstup do RISP je zajištěn formou uživatelského jména, které je tvořeno e-mailovou adresou aktivního uživatele uvedenou v RISP, a dále hesla, které si uživatel vytvoří dle instrukcí zaslaných na uvedenou e-mai-lovou adresu automaticky po získání oprávnění aktivního uživatele. Vstupní údaje do RISP jsou shodné pro všechny role uživatele.

i) Pokud je oprávnění aktivního uživatele poskytováno nad rámec správy a náhledu údajů týkajících se jeho osoby, je povinností statutárního orgánu provést poučení uživatele

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 23/25

o pravidlech ochrany osobních údajů vyplývajících z platných právních předpisů a o tom- to poučení sepsat písemný protokol (příloha č. 15).

7. Po uplynutí lhůty stanovené pro uchovávání údajů je evidovaným osobám a jednotkám přidělován příznak „Archiv“. K takto označeným záznamům má přístup pouze centrální správce systému. Za archivaci údajů v systému RISP odpovídá příslušný statutární orgán.

8. Pro naplnění povinností vyplývajících z části V. této směrnice je možné potvrzovat evidenci pro daný kalendářní rok nejdříve 1. 1. tohoto roku. Do 31. 12. roku předcházejícího umožňuje systém provádění hlášení o registraci nových členů, zpracování změnových evidenčních listů a přípravu evidence pro následující rok.

9. Pro potřeby zpracování evidenčního listu a jeho odeslání ke schválení je třeba nejdříve schválit všechny evidenční listy, které mají tvořit jeho přílohu (evidenční listy všech podřízených jednotek).

10. S osobami i jednotkami mohou být v RISP spojeny i další údaje nad rámec jejich evidence – například v systému uložené dokumenty.

11. RISP nabízí uživatelům kromě evidence i další možnosti práce s osobními údaji (v rozsahu daném uživatelskými právy a vazbami k jednotkám) – sestavení a export přehledů osob (např. seznamy účastníků akce) a zasílání zpráv na vložené e-mailové adresy.

XV. PŘIHLAŠOVNA

1. Přihlašovna je elektronický systém určený pro přihlašování osob na akce pořádané Pionýrem nebo jeho pobočnými spolky.

2. Aplikace umožňuje přihlašování na akce členům i nečlenům spolku, a to jak jednotlivcům, tak skupinám – formou skupinového přihlašování (kdy jednotlivec – zpravidla vedoucí oddílu – přihlašuje výpravu složenou z více členů). V případě hromadného přihlašování zodpovídá přihlašující osoba (vedoucí) za to, že všechny osobní údaje dalších přihlašovaných osob vkládá na základě souhlasu nebo jiného právního důvodu.

3. Údaje ukládané do aplikace jsou osobními údaji, na které se vztahují podmínky dané platnými právními předpisy pro ochranu osobních údajů.

4. Zpracovávané údaje

a) Aplikace Přihlašovna je provázána s Registračním informačním systémem Pionýra (dále jen RISP), u členů, kteří se na akci přihlašují, se do aplikace načítají aktuální data z RISP. Jsou to:

- jméno a příjmení,

- datum narození,

- adresa trvalého bydliště,

- e-mail,

- vazba na jednotku (PS a KOP),

- telefon – pokud je zadán.

b) U nečlenů jsou vyžadovány pro přihlášení na akci tyto údaje jako povinné (bez jejich vyplnění není možné se na akci přihlásit):

- jméno a příjmení,

- datum narození,

- adresa trvalého bydliště,

- e-mail.

c) Pro potřeby organizačního zajištění akcí je možné do aplikace zapisovat další údaje týkající se kontaktních údajů účastníků akce, kontaktních údajů zákonných zástupců (přihlašují své dítě na otevřenou akci – např. soutěž) a další skutečnosti důležité pro zajištění průběhu akce (např. velikost trička).

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 24/25

d) Do Přihlašovny lze vkládat soubory ve formátech pdf, xls, doc, jpg apod. Soubory, v nichž jsou seznamy účastníků jednotlivých výprav v případě skupinového přihlašování, je doporučeno nahrávat ve formátu pdf.

e) Do Přihlašovny je zakázáno vkládat údaje zvláštních kategorií, údaje o rodném čísle účastníka akce a údaje, u nichž neexistuje právní důvod pro zpracování. Dále je do Při-hlašovny zakázáno vkládat soubory, které mají nevhodný obsah.

5. Členové spolku, kterým byla v RISP aktivována funkce „uživatel webu“ se do Přihlašovny hlásí pomocí jednotných přihlašovacích údajů pro pionýrský informační systém. Ostatní osoby mají ke svým přihláškám přístup přes vygenerovaný odkaz, který je jim zaslán s potvrzením o předběžném přihlášení na akci e-mailem.

6. Součástí potvrzení o předběžném přihlášení je vygenerovaný variabilní symbol.

7. K údajům o účastnících dané akce mají přístup zadavatel akce (osoba, která akci zadala na Přihlašovnu), správce akce (osoba, kterou zadavatel akce pověřil správou akce) a administrátoři aplikace Přihlašovna.

8. Údaje je možné exportovat z aplikace ve formátu csv a xls. Pokud bude některá z výše uvedených osob pracovat s exportovaným souborem, musí s ním nakládat tak, aby nedošlo ke zneužití dat.

9. Informace z RISP jsou v aplikaci Přihlašovna u jednotlivých akcí aktualizovány až do doby jejich konání. Poté jsou v aplikaci zachovány informace ve stavu k prvnímu dni konání akce, aby bylo možné po zákonnou lhůtu uchovat informaci o účastnících akce. Po uplynutí této doby (zpravidla 5 let) je organizátor akce povinen akci z aplikace smazat. U akcí, na které jsou čerpány dotační prostředky a je nastavena lhůta pro uchovávání dat jinak, je postupo-váno podle pravidel, která se na poskytnutí dotace vztahují.

XVI. ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ

1. Směrnice vstupuje v platnost dnem schválení. 2. Směrnice ruší platnost Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve spolku Pionýr ze dne 29. 11. 2014 RVP 09/2014 a dále Směrnice o nakládání s údaji ve sdružení Pionýr ze dne 2. 12. 2000.

XVII. PŘÍLOHY SMĚRNICE PRO REGISTRACI, EVIDENCI A ČLENSKÉ PŘÍSPĚVKY V PIONÝRU

Příloha 1: Registrační list člena

Příloha 2A: karta evidence členské základny

Příloha 2B: karta evidence osob vykonávajících volené či jmenované funkce

Příloha 2C: karta evidence dobrovolníků podílejících se na zajištění činnosti spolku

Příloha 2D: karta evidence účastníků akcí a soutěží

Příloha 2E: karta evidence účastníků vzdělávacích akcí

Příloha 2F: karta evidence osob ubytovaných za úplatu

Příloha 2G: karta evidence úrazů a mimořádných situací

Příloha 2H: karta ochrana majetku kamerovými systémy

příloha 2I: karta vedení účetnictví hlavního / pobočného spolku

příloha 2J: karta Realizace a dokumentace smluv a objednávek

příloha 2K: karta Pracovně právní a mzdová agenda

příloha 2L: karta Dokumentace a prezentace činnosti spolku

Příloha 3A: souhlas se jmenováním funkcionářů oddílu a klubu,

Příloha 3B: souhlas se jmenováním správcem pobočného spolku,

Příloha 3C: souhlas se jmenováním likvidátorem pobočného spolku

Příloha 4: Souhlas vlastníka nemovité věci s umístěním sídla

P i o n ý r , z. s.

R e j s t ř í k v n i t ř n í c h p ř e d p i s ů P i o n ý r a : č . 2 2 / 2 0 1 8 R V P

SM Ě R N I C E P R O R E G I S T R A C I Č L E N Ů A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y , E V I D E N C I Č L E N Ů A D A L Š Í C H O S O B

Ú Č A S T N Í C Í C H S E Č I N N O S TI SPOLKU PI O N Ý R , O O C H R A N Ě O S O B N Í C H Ú D A J Ů A N A K L Á D Á N Í S NIMI s. 25/25

Příloha 5: Návrh na založení PS

Příloha 6: Zakladatelská listina PS

Příloha 7: Návrh na jmenování správce pobočného spolku

Příloha 8: Návrh na zánik pobočného spolku

Příloha 9: Vzor smlouvy o fúzi včetně příloh (9B, 9C)

Příloha 10: Výpis z usnesení o provedené volbě

Příloha 11: Výklad vybraných pojmů

Příloha 12A: Přihláška na tábor nebo jinou pobytovou akci

Příloha 12B Přihláška na krátkodobou, zpravidla jednodenní akci

Příloha 12C Přihláška na vzdělávací akci

Příloha 13A: Informace o rozsahu a důvodech zpracování osobních údajů členů spolku

Příloha 13B: Informace o rozsahu a důvodech zpracování osobních údajů účastníků činnosti

Příloha 13C: Informace o rozsahu a důvodech zpracování osobních údajů účastníků vzdělávacích akcí

Příloha 13D: Informace o rozsahu a důvodech zpracování osobních údajů osob ubytovaných za úplatu

Příloha 14: Přehled funkcí a z nich vyplývajících oprávnění v RISP

Příloha 15: Protokol o poučení o pravidlech ochrany osobních údajů

Mgr. Martin Bělohlávek, v. r.

předkladatel

Mgr. Miroslava Tolarová, v. r.

předsedkyně návrhové komise

Mgr. Martin Bělohlávek, v. r.

předseda Pionýra